Teknologi informasi membuat jarak tak lagi menjadi masalah. Jika dulu pengiriman surat antarkota harus ditempuh berjam-jam dan antarnegara berhari-hari dan bahkan berminggu-minggu, saat ini hanya dalam hitungan detik. Hal ini karena keberadaan surat elektronik surel (email) yang membantu mengirimkan pesan melalui jaringan internet. Karena itulah banyak pelaku usaha baik perorangan maupun perusahaan yang menggunakan surel untuk mendukung kegiatan bisnis mereka.
A. Pengertian Surel Pemasaran (Email Marketing)
Email adalah sarana mengirim surat melalui jalur jaringan komputer, yaitu internet. Surel (email) tidak hanya digunakan sarana untuk mengirim surat atau pesan, tetapi juga untuk memasarkan produk dan jasa, yang lazim disebut email marketing. Melalui email marketing, pelanggan ataupun calon pelanggan menyajikan informasi-informasi terkini tentang produk ataupun jasa. Dengan demikian, mereka tidak merasa ketinggalan informasi. Dalam pelaksanaannya, email yang dikirimkan kepada calon atau pelanggan dibuat semenarik mungkin agar konsumen membacanya, bukan mengabaikannya. Dewasa ini, penggunaan email untuk keperluan pemasaran telah terbukti efektif membantu perusahaan mencapai tujuaannya.
B. Peranan Surel Pemasaran (Email Marketing)
a. Alat komunikasi yang efektif dan Efisien. Efektif karena proses kirimnya cepat dan langsung diterima oleh penerimanya. Efisien karena biaya yang dikeluarkan jauh lebih kecil dibandingkan manfaat yang diterima penggunanya.
b. Dapat mengirim bermacam-macam file, seperti file gambar, grafik, program, dan lain sebagainya.
c. Dapat mengirim pesan langsung ke banyak email dalam satu waktu. Misalnya mengirim undangan, dan dapat mengirimnya sekali waktu, yang berarti menghemat waktu kirim.
d. Sebagai media feedback bagi pelanggan yang ingin memberi komentar berupa kritik atau saran, yang dapat dimasukkan ke website atau blog info emailnya.
e. Sebagai media pemasaran (email marketing), baik untuk mencari pelanggan, melayani pelanggan, maupun untuk menjaga loyalitas pelanggan.
C. Klasifikasi Surel Pemasaran (Email Marketing)
1. Newsletter Email
Newsletter email adalah email yang dikirimkan kepada pelanggan dan calon pelanggan yang memuat konten informasi perusahaan atau produk dengan tujuan meningkatkan jumlah pelanggan. Email ini biasanya disertai tautan atau link menuju website perusahaan.
2. Transaction Email
Transaction email adalah email yang diterima oleh pelanggan setelah melakukan transaksi di sebuah website. Pelanggan akan menerima pemberitahuan lewat email disertai ucapan terimakasih.
Biasanya pada bagian bawahnya dilengkapi dengan nama perusahaan, produk, email, dan tautan/link menuju website.
3. Digest Email
Digest email berisi kumpulan tautan populer dari artikel atau produk online shop. Email seperti ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang mengadakan event melalui website. Secara berkala peserta diberi informasi mengenai events yang dilakukan perusahaan dengan menggunakan email.
4. Follow-Up Email
Email jenis ini dikirim oleh perusahaan kepada konsumennya dengan tujuan menjaga loyalitas mereka. Informasi terkini tentang produk yang digunakan pelanggan serta info yang berkaitan tentang produk dikirimkan via email.
5. Email Khusus
Email khusus adalah email yang dikirim oleh penyedia satu jenis informasi kepada pelanggan. Pelanggan telah mendaftarkan diri untuk dikirimi email. Ketika kamu menawarkan kepada orang lain untuk bergabung dalam Fan Page, email penawaran itu disebut email khusus. Artinya, yang diinformasikan hanya Fan Page saja atau satu jenis informasi, biasanya tanpa tautan/link lain.
6. Email Sponsor
Email sponsor dilakukan perusahaan kepada penyedia newsletter dengan membayar, dan sebagai balasannya iklan perusahaan akan diikutkan dalam email newsletter oleh vendor yang diikuti. Model seperti ini cukup efektif dilakukan dengan catatan perusahaan sudah mengetahui segmen pasar yang diinginkan.
D. Memilih Surel Pemasaran (Email Marketing)
Sebelum membuat email, ada baiknya mengetahui kemampuan dan layanan-layanan yang ditawarkan oleh penyedia email gratis, sehingga tujuan membuat email yang akan digunakan dalam berbisnis bisa tercapai.
Beberapa layanan email gratis yang bisa digunakan, antara lain: Gmail, Yahoo Mail, AOL Mail, Zoho Mail, iCloud Mail, dan lain sebagainya.
Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum memilih email.
1. Pastikan email mudah digunakan, sehingga membantu dalam bekerja. Email mudah digunakan jika orang lain dapat berinteraksi dengan kamu menggunakan email tersebut.
2. Pastikan email dimiliki oleh perusahaan besar yang layanan emailnya terus berjalan. Sebab, jika email terhenti layanannya, pekerjaan akan terganggu.
3. Pastikan layanan email terintegrasi dengan layanan-layanan yang bisa membantu saat kita membuka email, misalnya blog, media sosial, serta penyimpanan file/arsip (dokumen, teks, foto, dan video).
4. Pastikan email memiliki sistem keamanan yang berlapis, sehingga surat dan berita, serta files penting tidak mudah bocor atau diretas oleh orang yang yang tidak bertanggung jawab.
5. Pastikan layanan email bisa mendeteksi dan menyaring pesan spam agar ruang tidak sesak dan mengganggu pekerjaan.
6. Pastikan layanan email memiliki ruang (space) yang besar, sehingga semua file yang masuk dan keluar dapat disimpan dengan aman.
E. Cara Membuat Email di Gmail
1. Tulis “gmail.com” pada adress bar, klik “Buat Akun” atau “Create Account”.
2. Pilih salah satu “Untuk penggunaan pribadi saya” atau “Untuk kerja atau bisnis saya”. Di sini Bu Menik memilih yang terakhir.
3. Buatlah alamat email dan password.
4. Selanjutnya akan tampil kotak dialog berupa form data pengguna.
5. Kirim kode verifikasi nomor telf.
6. Buka SMS dan tulis kode verifikasinya, kemudian klik “verifikasi”.
7. Optimalkan penggunaan nomor telepon, klik “Ya, saya ikut”.
8. Muncul kotak dialog Privasi dan Persyaratan, klik “Saya setuju” di kanan bawah.
9. Klik “Oke”, kemudian klik “Lanjutkan”.
10. Tulis nama bisnis.
11. Ceklist jenis bisnismu, klik “Berikutnya”.
12. Masukkan kategori bisnis.
D. Langkkah-langkah Membuat Email Marketing (Newsletter)
Membuat email marketing berbeda dengan membuat email yang lain, seperti email kepada teman atau saudara. Membuat email marketing perlu perencanaan yang baik agar memiliki tampilan komunikatif atau disukai konsumen (user friendly) dan meningkatkan citra (image) perusahaan di mata konsumen.
Mengingat pentingnya email marketing bagi pemasaran online, perhatikan langkah-langkah membuat email marketing di bawah ini.
1. Tentukan calon pembaca.
Kenali calon pembaca. Jenis rancangan email, apa yang ditulis, serta cara pengirimannya disesuaikan dengan calon pembaca.
2. Tentukan konten email.
Berikan gambaran yang memberikan pemahaman kepada konsumen tentang perusahaan atau produk yang kamu buat. Konten dapat dilengkapi dengan kegiatan-kegiatan perusahaan di masa yang akan datang, peristiwa-peristiwa pada masa lalu, trending topic di media sosial, berita, dan lain sebagainya yang bersifat mendukung.
Buatlah agar tampilan konten menarik, misalnya dengan menggunakan bahasa yang biasa digunakan pembaca serta warna yang kontras.
3. Atur frekuensi pengiriman.
Kiriman email yang terlalu sering akan membuat konsumen merasa bosan dan bahkan terganggu sekalipun desain (rancangan) email menarik. Hal yang perlu diperhatikan adalah pekerjaan konsumen. Contoh, apabila konsumenmu seorang karyawan, lebih baik mengirimi mereka email di akhiir pekan atau hari libur. Jika konsumenmu mahasiswa ataupun orang-orag yang yang berminat di bidang information technology (IT), kamu dapat mengirim email lebih sering daripada ke karyawan.
4. Membuat rencana newsletter.
Langkah terakhir adalah merencanakan email marketing dengan memberikan jadwal pembuatan email dan rencana kirim email kepada konsumen. Hal ini perlu dilakukan agar terjadi kerjasama internal, sehingga aktivitas pemasaran dengan menggunakan email berlangsung efektif dan efisien.
E. Tiga Tahapan Utama Proses Email Marketing (Newsletter)
Tampilan (interface) newsletter disebut menarik apabila informasi yang disajikan sederhana (simple) sehingga mudah dicerna, serta didukung oleh gambar. Meskipun demikian, terkadang newsletter bisa berupa teks saja, asalkan ditampilkan dengan menarik. Umumnya, newsletter berupa gambar yang dilengkapi dengan teks. Pembuatan tampilan newsletter bisa dilakukan dengan menggunakan alat (tool) atau software, seperti Paint, Photoshop, Coreldraw, dan lain sebagainya.
Ada 3 tahapan utama dalam proses email newsletter yang bisa dilakukan agar tujuan pengiriman email cepat dan tepat sasaran.
1. Proses pembuatan kontak atau daftar alamat email pelanggan.
Perusahaan sebaiknya memiliki data pelanggan yang di dalamnya terdapat email pelanggan atau calon pelanggan. Data email pelanggan yang tertata dengan rapi akan mempermudah dan mempercepat proses pengiriman email newsletter.
Ada tiga model yang bisa dilakukan untuk membuat kontak sebelum proses pengiriman email newsletter, yaitu sebagai berikut.
a. Membuat kontak menggunakan Notepad.
1) Bukalah software Notepad yang ada pada Personal Computer (PC) atau laptop.
2) Buatlah daftar alamat email pada software Notepad, simpan dengan nama file “Data Pelanggan”.
3) Sorot atau blok alamat email, kemudian klik kanan di dalam blok, lalu pilih copy.
4) Buka Gmail, pilih “Compose”/”Tulis’.
5) Letakkan cursor pada kotak dialog “New Message”, klik kanan kemudian pilih “paste”.
6) Tampilan hasil copy paste alamat email pada news message Gmail seperti di bawah ini.
b. Membuat kontak menggunakan Microsoft Excel.
1. Bukalah software Microsoft Excel yang ada pada personal computer (PC) atau laptop.
2. Buatlah kontak email data pelanggan pada Microsoft Excel, simpan dengan nama file “Data Pelanggan”.
3. Sorot atau blok alamat email pada kolom email (kolom F), kemudian klik kanan di dalam blok. Selanjutnya, pilih copy.
4. Buka Gmail, pilih “Compose”, kemudian letakkan cursor pada kotak dialog “New Message”. Selanjutnya, klik kanan lalu pilih paste/tempel.
5. Hasil copy paste email data pelanggan dari Ms. Excel dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
c. Membuat kontak pada email Gmail.
1. Bukalah layanan email pada Gmail di personal computer (PC) atau laptop.
2. Bukalah akun Gmail. Setelah tampil kotak dialog email, klik “Contacts/Kontak” (perhatikan tanda panah merah).
3. Klik “Add New Contact” untuk menambahkan kontak baru.
4. Pada kotak dialog “Create Contacts”, isilah dengan benar lalu klik “SAVE” untuk menyimpan kontak.
5. Gambar di bawah ini menunjukkan kontak baru yang telah tersimpan di Gmail.
6. Pengiriman email dengan mengirimkan banyak alamat email dilakukan dengan cara: klik “Kepada” pada New Message (perhatikan lingkaran merah).
7. Selanjutnya, akan tampil kotak dialog “Select Contacts” yang berfungsi memilih kontak mana saja yang akan dikirimi email dalam satu waktu.
8. Pemilihan kontak pada Gmail yang akan dikirimi email dilakukan dengan cara mengklik kotak button, kemudiak klik “select/sisipkan”
9. Gambar di bawah ini menunjukkan hasil “Select” atau daftar email yang akan dikirimi email marketing.
2. Membuat email newsletter.
a. Membuat rancangan desain tampilan email newsletter.
