Dalam setiap transaksi perdagangan, baik penjualan maupun pembelian, terdapat beberapa dokumen yang digunakan untuk memudahkan transaksi dan berfungsi sebagai inventaris transaksi yang terjadi di antara kedua belah pihak. Selain itu, terdapat beberapa metode dalam pembayaran transaksi perdagangan, yaitu secara tunai dan kredit. Pengadaan dokumen-dokumen administrasi penjualan barang sangat penting dilakukan untuk memastikan proses penjualan berjalan sesuai dengan kaidah-kaidah perdagangan. Lalu, apakah yang dimaksud dengan penjualan barang dagang? Apa saja dokumen-dokumen transaksi penjualan? Apa yang dimaksud dengan konfirmasi saldo piutang? Mari kita pelajari bab berikut untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut.

A. Penjualan Barang dagang

1. Perusahaan Dagang Berdasarkan Konsumen

Perusahaan dagang berdasarkan konsumen dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu sebagai berikut.

a. Perusahaan Dagang Besar (Wholesaler)

Perusahaan dagang besar (wholesaler) yaitu perusahaan yang secara langsung membeli produk dari pabrik dalam jumlah yang besar, kemudian menjual barangnya ke sebagian pedagang melalui perantara dengan volume penjualan yang cukup besar. Contohnya grosir keramik.

b. Perusahaan Dagang Sementara (Middleman)

Perusahaan dagang sementara (middleman) yaitu perusahaan yang membeli dalam jumlah besar untuk dijual kembali ke pengecer dalam jumlah sedang. Contohnya subgrosir.

c. Perusahaan Dagang Pengecer (Retailer)

Perusahaan dagang pengecer (retailer), yaitu perusahaan yang langsung menjual kepada konsumen secara eceran. Retailer sering kita jumpai di lingkungan sekitar kita. Contohnya Alfamart, Indomaret, dan pasar swalayan.

2. Penjualan

Penjualan merupakan kegiatan menjual barang atau jasa kepada pihak lain. Transaksi penjualan dapat berupa tunai ataupun kredit. Berikut penjelasan mengenai dua transaksi tersebut.

a. Penjualan Tunai

Penjualan tunai merupakan penjualan yang penyerahan barang dan pembayarannya dilakukan secara bersamaan. Bukti transaksi dari penjualan tunai berupa copy nota kontan, copy kuitansi, atau bukti internal berupa bukti kas masuk.

b. Penjualan Kredit

Penjualan kredit merupakan transaksi jual beli barang yang dilakukan oleh penjual dan pembeli dengan cara pembayaran dilakukan di kemudian hari sesuai dengan kesepakatan yang telah ditentukan.

Bukti transaksi asli penjualan kredit yang dibuat oleh penjual berupa tembusan atau copy faktur penjualan yang dikirimkan kepada pembeli. Faktur penjualan kredit berfungsi sebagai dokumen transaksi piutang. Faktur penjualan pada umumnya terdiri atas tiga rangkap, yaitu merah muda, kuning, dan putih. Faktur berwarna merah muda diberikan kepada pembeli pada saat penyerahan barang, sedangkan warna putih (asli) diberikan kepada pembeli pada saat pelunasan piutang. Adapun faktur berwarna kuning digunakan sebagai dasar pencatatan bagian jurnal dengan mendebit piutang dagang dan mengkredit penjualan. Transaksi tersebut selanjutnya dicatat oleh bagian piutang ke dalam kartu piutang setiap debitur sebagai mutasi debit sebesar harga faktur.

3. Retur dan Potongan Penjualan

Retur penjualan merupakan kegiatan pengembalian barang yang dijual oleh pembeli karena ketidaksesuaian, baik dari kuantitas maupun kualitas, atau terjadinya kerusakan. Bagi pihak penjual, pengembalian barang tersebut akan mengurangi piutang (tagihannya). Bukti transaksi atas retur penjualan berupa nota kredit, yang dikirimkan kepada pembeli.

Potongan penjualan merupakan potongan harga yang diberikan oleh penjual kepada pembeli untuk merangsang pembeli agar segera membayar utangnya, sebelum tanggal jatuh tempo yang ditetapkan. Potongan penjualan akan mengurangi jumlah piutang yang diterima saat jatuh tempo. Bukti transaksi yang digunakan berupa kuitansi atau bukti kas masuk.

B. Administrasi Penjualan Tunai

1. Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai

Menurut Mulyadi (2002), terdapat tiga prosedur dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, yaitu prosedur penerimaan kas dari over the counter sales, prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD sales), dan prosedur penerimaan kas dari credit card sales. Berikut penjelasan mengenai tiga prosedur tersebut.

a. Prosedur Penerimaan Kas dari Over The Counter Sales

Dalam penjualan tunai, perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi (personal check), atau pembayaran langsung dari pembeli melalui kartu kredit, sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Penerimaan kas dilaksanakan melalui prosedur berikut.

1) Pembeli memesan langsung kepada wiraniaga (sales person) di bagian penjualan.

2) Bagian kassa menerima pembayaran dari pembeli, dapat berupa uang tunai, cek pribadi, atau kartu kredit.

3) Bagian penjualan memerintahkan bagian pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli.

4) Bagian pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.

5) Bagian kassa menyetorkan kas yang diterima ke bank.

6) Bagian akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan.

7) Bagian akuntansi mencatat penrimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas.

b. Penerimaan Kas dari COD Sales

Cash on delivery sales (COD sales) merupakan transaksi yang penjualannya melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan perusahaan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. Penerimaan kas pada COD sales dengan melibatkan kantor pos dilaksanakan dengan prosedur sebagai berikut.

1) Pembeli memesan barang lewat surat yang dikirim melalui kantor pos.

2) Penjual mengirimkan barang melalui kantor pos pengirim dengan cara mengisi formulir COD sales di kantor pos.

3) Kantor pos pengirim mengirimkan barang dan formulir COD sales sesuai dengan instruksi penjual kepada kantor pos penerima.

4) Pada saat menerima barang dan formulir COD sales, kantor pos penerima mengonfirmasikan kepada pembeli bahwa barang COD sales telah diterima.

5) Pembeli membawa surat panggilan ke kantor pos penerima dan melakukan pembayaran sejumlah yang tercantum dalam formulir COD sales. Kantor pos penerima menyerahkan barang kepada pembeli, dengan diterimanya kas dari pembeli.

6) Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirim bahwa COD sales telah dilaksanakan.

7) Kantor pos pengirim memberitahu penjual bahwa COD sales telah selesai dilaksanakan sehingga penjual dapat mengambil kas yang diterima dari pembeli.

c. Penerimaan Kas Dari Credit Card Sales

Pada dasarnya, credit card bukan merupakan suatu tipe penjualan, tetapi merupakan salah satu cara pembayaran bagi pembeli (baik dalam over the counter sales maupun dalam penjualan yang pengiriman barangnya dilaksanakan melalui jasa pos atau angkutan umum) dan sarana penagihan bagi penjual, yang memberikan kemudahan bagi kedua pihak. Kartu kredit dapat digolongkan menjadi tiga kelompok, yaitu sebagai berikut.

1) Kartu Kredit Bank (Bank Cards)

Kartu kredit ini diterbitkan oleh bank atau lembaga keuangan lain. Kartu kredit yang banyak beredar adalah Visa dan Master Card. Perusahaan yang menerima pembayaran melalui kartu kredit dapat memperoleh uang tunai segera dari bank dengan menukarkan copy credit card sales slip ke bank yang menerbitkan kartu kredit yang bersangkutan. Bank yang menerbitkan kartu kredit biasanya akan menagih pemegang kartu satu bulan sekali untuk transaksi pembelian yang dilakukan satu bulan sebelumnya.

2) Kartu Kredit Perusahaan (Company Cards)

Kartu kredit ini diterbitkan oleh perusahaan tertentu untuk para pelanggannya. Pelanggan dapat menggunakan kartu kredit ini untuk membeli barang hanya pada perusahaan yang menerbitkan kartu kredit tersebut. Pada akhir bulan atau pada tanggal tertentu, perusahaan menagih jumlah harga barang yang dibeli oleh pemegang kartu kredit selama jangka waktu tertentu yang telah lewat.

3) Kartu Kredit Bepergian dan Hiburan (Travel and Entertainment Cards)

Pada umumnya, kartu kredit ini digunakan dalam bisnis, restoran, hotel, dan motel. Namun, banyak pula toko yang menerima kartu kredit tersebut sebagai alat pembayaran.

2. Dokumen Pendukung

Dokumen pendukung yang digunakan perusahaan untuk mencatat kegiatan penjualan barang adalah berupa daftar harga, daftar konsumen atau pelanggan, dan daftar pesanan konsumen.

a. Daftar Harga

Daftar harga merupakan daftar informasi mengenai nama barang dan tipe atau spesifikasi barang, harga barang, dan program promo yang diberikan oleh penjual. Daftar harga bertujuan menginformasikan harga setiap pproduk yang dijual perusahaan kepada konsumen. Daftar harga juga dapat digunakan sebagai alat promosi kepada konsumen karena terkadang informasi program diskon atau produk promo dengan potongan harga tertentu disertakan dalam daftar harga. Berikut adalah contoh daftar harga milik Surya Mitra Mart.

b. Daftar Pelanggan

Daftar pelanggan merupakan catatan perusahaan mengenai data pelanggan berupa nama, alamat, dan nomor telepon. Daftar pelanggan dibuat agar perusahaan mudah dalam menghubungi konsumen. Berikut contoh daftar pelanggan milik Surya Mitra Mart.

c. Daftar Pesanan Konsumen

Daftar pesanan konsumen merupakan rekap dari surat pesanan (PO) yang telah dikirim pelanggan. Daftar konsumen sebagai catatan untuk bagian penjualan dan sekaligus mempermudah bagian penjualan dalam meneliti PO setelah dilakukan pengiriman barang. Berikut contoh daftar pesanan konsumen milik Surya Mitra Mart.

3. Nota Kontan

Nota kontan merupakan bukti transaksi penjualan secara tunai yang dibuat oleh penjual untuk diserahkan kepada pembeli. Nota kontan memiliki dua rangkap, rangkap pertama untuk pembeli dan rangkap kedua untuk penjual. Model nota kontan sangat beragam mulai dari ukuran dan bentuknya. Pada prinsipnya, hal-hal yang termuat dalam nota kontan adalah sebagai berikut.

a. Kota dan tanggal transaksi.

b. Nama dan alamat pembeli.

c. Nomor nota kontan.

d. Jumlah, jenis, harga satuan, dan total harga dari barang yang dibeli.

Setiap perusahaan diberikan kebebasan untuk membuat nota kontan dengan model, bentuk, dan ukuran yang berbeda. Bahkan, blangko nota kontan diperjualbelikan di pasar. Contoh blangko nota kontan adalah sebagai berikut.

Keterangan pengisian bukti nota kontan adalah sebagai berikut.

4. Kuitansi

Kuitansi adalah bukti penerimaan sejumlah uang yang dibuat dan ditandatangani oleh penerima uang (penjual), kemudian diserahkan kepada pembayar uang tersebut (pembeli). Lembar kuitansi terdiri atas dua bagian, bagian sebelah kanan diberikan kepada pihak pembayar dan bagian kiri yang tertinggal disebut sus digunakan sebagai arsip bagi pihak penerima uang. Cara pengisian kuitansi adalah sebagai berikut.

Berikut contoh bukti transaksi kuitansi

5. Surat Jalan

Surat jalan merupakan dokumen yang wajib disertakan ketika penjual akan mengirimkan barang ke alamat pembeli. Surat jalan berisi keterangan barang-barang yang dikirim ke pembeli. Berikut contoh pengisian surat jalan.

C. Administrasi Penjualan Kredit

1. Dokumen Pendukung

a. Daftar Pelanggan

Bagi perusahaan, daftar pelanggan berfungsi memudahkan perusahaan dalam pengiriman barang dan menginformasikan hal-hal yang berkaitan dengan transaksi jual beli, seperti menagih pembayaran dan menginformasikan pengiriman barang. Perhatikan contoh daftar pelanggan milik PT Mulya Jaya berikut.

b. Daftar Harga

Salah satu dokumen yang harus disiapkan oleh perusahaan dagang adalah daftar harga yang berisi informasi mengenai nama, spesifikasi, dan harga barang secara terperinci. Perhatikan contoh daftar harga milik PT Mulya Jaya berikut.

c. Purchase Order (Surat Pesanan)

Proses penjualan barang dalam suatu perusahaan dimulai ketika terdapat pesanan dari pembeli. Pesanan dapat dilakukan dengan menggunakan surat pesanan (purchase order), telepon, e-mail, atau faksimile.

d. Daftar Pesanan Pelanggan

Daftar pesanan pelanggan, baik untuk penjualan tunai maupun kredit, dibuat dalam satu buku. Hal yang membedakan adalah mengenai kolom syarat pembayaran. Penjualan yang dilakukan secara kredit memiliki syarat pembayaran yang telah disepakati antara penjual dan pembeli. Materi mengenai syarat pembayaran telah dibahas pada Bab 4 “Dokumen Administrasi Pembelian Barang”.

2. Faktur (Invoice)

Faktur adalah bukti transaksi dari penjualan secara kredit, yang dibuat oleh penjual untuk diserahkan kepada pembeli. Umumnya, faktur terdiri atas tiga rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada pembeli, rangkap kedua digunakan penjual sebagai bukti saat penagihan piutang, dan rangkap yang ketiga untuk arsip. Perhatikan penjelasan mengenai cara pengisian faktur penjualan berikut.

Keterangan pengisian faktur adalah sebagai berikut.

3. Kuitansi

Kuitansi adalah bukti penerimaan sejumlah uang yang dibuat dan ditandatangani oleh penerima uang (penjual), kemudian diserahkan kepada pembayar uang tersebut (pembeli). Lembar kuitansi terdiri dari dua bagian, yaitu bagian sebelah kanan yang diberikan kepada pihak pembayar dan bagian kiri yang tertinggal, disebut sus, digunakan sebagai arsip bagi pihak penerima uang.

4. Nota Debit

Nota debit adalah bukti yang dibuat oleh pembeli untuk penjual sebagai pemberitahuan bahwa terjadi transaksi pengembalian atas barang yang dibeli karena rusak atau tidak sesuai. Di dalam nota debit juga dinyatakan bahwa pembeli telah mendebit rekening utang dagang kepada penjual sejumlah nilai barang yang dikembalikan. Contoh pengisian nota debit adalah sebagai berikut.

5. Nota Kredit

Nota kredit adalah bukti balasan atas nota debit yang dikirimkan oleh pembeli. Di dalam nota kredit, diberitahukan bahwa penjual telah mengkredit rekening piutang dagang pembeli. Nota kredit digunakan sebagai bukti bahwa penjual telah setuju menerima barang-barang yang dikirim oleh pembeli (perusahaan) karena rusak, cacat, atau tidak sesuai dengan pesanan. Nota kredit dibuat penjual sebagai bukti administrasi dan digunakan untuk mengurangi piutang pembeli. Bukti retur digunakan bagian jurnal untuk mencatat transaksi dengan mendebit retur penjualan dagang dan mengkredit piutang dagang. Selanjutnya, dicatat oleh bagian piutang ke dalam kartu piutang setiap debitur sebagai mutasi kredit sebesar harga retur penjualan. Berikut cara pengisian nota kredit.

Keterangan pengisian nota kredit adalah sebagai berikut.

6. Surat Jalan

Surat jalan merupakan dokumen yang wajib disertakan ketika penjual akan mengirmkan barang ke alamat pembeli. Surat jalan berisi keterangan barang-barang yang dikirim ke pembeli. Bentuk dan isi surat jalan pada penjualan tunai dan kredit adalah sama sehingga tata cara pengisiannya pun sama.

D. Konfirmasi Saldo Piutang

1. Konfirmasi Piutang

Konfirmasi merupakan kegiatan yang dilakukan oleh auditor eksternal perusahaan, dengan cara menanyakan kebenaran saldo piutang yang dicatat perusahaan kepada debitur (pelanggan) yang bersangkutan melalui surat konfirmasi piutang. Surat konfirmasi piutang berupa surat pernyataan yang dibuat oleh perusahaan, berisi data-data debitur, seperti nama, saldo piutang, tanggal transaksi, dan tanggal jatuh tempo.

2. Jenis Konfirmasi Piutang

Jenis konfirmasi dibagi menjadi dua, yaitu konfirmasi positif dan konfirmasi negatif. Berikut penjelasan lengkap mengenai kedua jenis konfirmasi tersebut.

a. Konfirmasi Positif

Konfirmasi positif yaitu konfirmasi yang sifatnya harus dibalas. Pada saat akuntan publik (auditor) mengirimkan surat konfirmasi piutang kepada debitur (pelanggan), debitur harus membalas dengan menyatakan setuju atau tidak setuju dengan data-data debitur yang tercantum dalam surat konfirmasi piutang. Tidak semua debitur akan dikirmkan surat konfirmasi positif, melainkan hanya debitur dengan kriteria berikut.

1) Tidak ada kepastian mengenai kesalahan/ketidakberesan, akibat hasil penilaian Sistem Pengendalian Internal (SPI) lemah.

2) Debitur merupakan perusahaan, bukan orang pribadi.

3) Jumlah saldo debitur bernilai material di antara daftar piutang lain.

4) Piutang berasal dari penjualan kredit.

b. Konfirmasi Negatif

Konfirmasi negatif yaitu konfirmasi yang hanya dibalas apabila debitur tidak setuju dengan data-data pada surat konfirmasi piutang yang dikirimkan oleh akuntan publik. Ciri-ciri debitur yang perlu dikirimkan surat konfirmasi negatif adalah sebagai berikut.

1) Hasil penilaian sistem pengendalian internal sangat baik.

2) Saldonya relatif kecil atau tidak material

3) Debitur merupakan orang pribadi.

Setelah pihak perusahaan mengidentifikasi dan melakukan verifikasi data dalam kartu piutang, langkah yang harus dilakukan berikutnya adalah menghubungi pelanggan untuk mengonfirmasikan piutang pelanggan.

3. Bentuk Konfirmasi Piutang

Beberapa jenis surat konfirmasi piutang adalah sebagai berikut.

a. Konfirmasi Piutang Akhir Tahun

Dalam konfirmasi ini, hal yang diinformasikan kepada pelanggan hanya saldo akhir bulan tertentu. Konfirmasi ini memiliki kelemahan, yaitu apabila saldo piutang tidak sesuai dengan catatan debitur dan debitur tidak memiliki catatan, debitur akan mengalami kesulitan karena tidak dapat menelusuri ketidaksesuaian saldo piutang.

b. Konfirmasi Satuan Piutang

Konfirmasi ini berbentuk satuan piutang yang dikirimkan kepada pelanggan berupa saldo awal satu bulan. Surat konfirmasi piutang ini dikutip dari kartu piutang pelanggan. Isi konfirmasi satuan piutang adalah saldo awal bulan, mutasi debit dan kredit selama satu bulan, dan saldo akhir bulan.

c. Konfirmasi Faktur yang Belum Terbayar

Dalam konfirmasi ini, hal yang diinformasikan kepada pelanggan hanya faktur yang belum dibayar sampai tanggal tertentu. Apabila dalam surat konfirmasi disertakan pula maksud menagih sisa piutang, surat balasannya dapat berupa persetujuan pembayaran atau dapat berupa permintaan penangguhan pembayaran. Surat balasan kemudian dianalisis dengan melakukan pengecekan bukti transaksi dan menganalisis pengunduran jangka waktu pembayaran piutang.